Wie erstelle ich Löschlisten für das Löschmodul?

Ausgangssituation:

Sie möchten eine Löschliste erstellen, welche Ihnen alle verstorbenen nach einem Jahr und alle beendeten Akten nach 10 Jahren ausgibt.

Diese Akten möchten Sie dann für das Löschmodul gesammelt vormerken, damit Sie diese mit einem Klick aus dem Programm entfernen können.

Dafür müssen Sie eine Listengenerator Abfragen erstellen.

Verstorbene nach einem Jahr löschen:

Um die Abfrage zu erstellen, müssen Sie zuerst den Listengenerator „Betreute Personen“ aufrufen. Zu erreichen ist dieser unter „Controlling“ -> „Listengenerator“.

Nachdem Sie den Eintrag angeklickt haben, öffnet sich erstmals eine leere Liste. Nun erstellen Sie eine Auswertung, welche Ihnen alle verstorbene Fälle ausgibt.

Wählen Sie dafür folgende Werte aus:

Damit Sie alle gestorbenen vor einem Jahr ausgegeben bekommen, müssen sie noch einen Filter im Feld „gestorben“ einsetzen.

Machen Sie dafür einen Doppelklick auf das dunkelgraue Feld.

Anschließend wird ein kleines Fenster aufgeklappt.

Setzen sie den Radiobutton auf „akt. Datum“ und geben indem Feld „-365“ ein. Klicken Sie dann auf den Button „Ok“ und im Anschluss auf den unteren Button „Aktualisieren“.

 

Durch diesen Filter erhalten sie alle verstorbenen Fälle, die genau vom heutigen Tag ein Jahr zurückliegen.

Diese Liste können Sie direkt in die Löschübersicht übernehmen. Machen Sie dafür einen Rechtsklick in dem Listengenerator und wählen „Funktionen“ -> „Betreute Personen zum Löschen markieren“ aus.

Nachdem Sie die Hinweismeldung mit „Ja“ bestätigt haben, befinden sich nun die betreuten Personen in der Löschübersicht.

Um die Löschübersicht aufzurufen, klicken Sie im Menü auf „Extras“ -> „Löschübersicht“.

In der Übersicht werden die vorher ausgewerteten Betreute Personen angezeigt.

Akten nach 10 Jahren löschen:

Um alle Akten löschen zu können, welche vor 10 Jahren Abgeschlossen wurden, müssen Sie den Löschassistenten aufrufen. Gehen Sie dazu im Menü auf „Extras“ -> „Löschassistent“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie einen Stichtag eingeben können. Alle Klienten, deren Beratung spätestens an diesem Stichtag abgeschlossen wurde, werden damit gelöscht.

Nachdem Sie die Hinweismeldung mit „Ja“ bestätigt haben, befinden sich nun alle Klienten, die in diesen Zeitraum fallen, in der Löschübersicht.

Um die Löschübersicht aufzurufen, klicken Sie im Menü auf „Extras“ -> „Löschübersicht“.

In der Übersicht werden alle Klienten angezeigt, welche gelöscht werden sollen (gestorbenen vor einem Jahr und die zum Stichtag abgeschlossenen Fälle über den Löschassistenten).

Nachdem Sie alle Fälle zum Löschen markiert haben, kann ein zweiter Mitarbeiter im Nachgang die Übersicht aufrufen und nochmals prüfen, ob alles gelöscht werden soll. Nach der Prüfung kann das Löschen über den Button „Löschung starten“ gestartet werden. Das Löschen wird auch an ein externes DMS von einem Dritt-Hersteller weitergeleitet.