Wie erstelle ich Funktionsplatzhalter?

Wie kann ich aus meinen Platzhalter aus dem Register Adressen zur Person eine Funktion erstellen?

Grundsätzlich werden Funktionsplatzhalter dann genutzt, wenn, z.B. im „Register Adressen zur Person“, mehrere Adressen, z.B. von der Adresskategorie Arzt, hinterlegt sind. Diese können Sie mit zusätzlichen Funktionskategorien wie Hausarzt, Zahnarzt, Psychologe usw. unterteilen.

Würde an dieser Stelle ein normaler Platzhalter gesetzt werden, würde das Programm immer den ersten Wert (die erste Adresse) aus dem Register „Adressen zur Personen“ ziehen.

Durch Funktionsplatzhalter können Sie im Word-Dokument gezielt angeben, welche Adresse aus dem Register „Adressen zur Person“ benötigt wird.

Wird das Dokument mit dem Funktionsplatzhalter gefüllt, sucht das Programm die Adresse mit der gewählten Funktionskategorie (hier im Beispiel „Hausarzt“).

 

In diesem FAQ werden nur die Funktionsplatzhalter beschrieben.

Sie wollen wissen, wie Dokumentvorlagen erstellt und Platzhalter gesetzt werden können? Dann klichen Sie hier.

 

Um den Funktionsplatzhalter zu verwenden muss der Haken bei Filterung übernehmen PA_Funktion“ aktiviert werden. Geben Sie im Textfeld nach dem Gleichheitszeichen die exakte Bezeichnung der Adresskategorie ein. In unserem Beispiel verwenden wir die Funktion „Hausarzt“.

Nach der Eingabe der Funktionsbezeichnung, muss ein Doppelklick auf den gewünschten Platzhalter getätigt werden.

Der Funktionsplatzhalter erscheint nun unter „zu übernehmender Text

Damit die Platzhalter im Word Dokument übernommen werden klicken Sie dafür auf den Button „Übernehmen“.

Wenn Sie auf den „Vorschau“ Button (neben dem „Stift“) klicken, werden die Platzhalter als Vorschau gefüllt.

 

Nun können Sie die Dokumentenvorlage überall hinterlegen und die Platzhalter werden mit den entsprechenden Daten hinterlegt.

 

Hinweis:

Die genaue Funktion Bezeichnung können Sie im Register „Adressen zur Person“ anhand der Spalte „Funktion“ oder der Filterung „Funktion“ ermitteln.

Möchten Sie neue Funktionen erstellen, können Sie diese unter „Optionen“ -> „Listen bearbeiten“ -> „Funktionen“ definieren.