Welche Kundendaten werden gespeichert?

In Tau-Office können Stammdaten sowie Informationen und Dokumente in den Tätigkeitsnachweisen gespeichert werden. Sollte ein Kunde anfragen, welche Daten von ihm gespeichert werden, dann können Sie dem Kunden eine Druckübersicht aller Stammdaten geben.

Wie Sie herausfinden, was Sie genau zu einem Klienten an Daten erfasst haben, erfahren Sie hier.

1. Stammdaten

Um alle gespeicherten Stammdaten des Klienten auf einen Blick zu erkennen, empfehlen wir Ihnen das Stammdatenblatt. Das Stammdatenblatt ist ein Word Dokument und beinhaltet Platzhalter, die eine Vielzahl von diesen füllen. Sollten die Felder in Tau-Office nicht befüllt sein, so wird auch der Platzhalter nicht gefüllt.

1.1. Stammdatenblatt hinterlegen

Über folgenden Link können Sie eine von uns vorgefertigte Dokumentenvorlage herunterladen:

https://wiki.rocom.de/dokumente-und-handbuecher/

Als nächstes müssen Sie in der Auswahlbox den entsprechenden Fachbereich auswählen. Dort finden Sie das dazugehörige Stammdatenblatt.

Speichern Sie dann das Dokument lokal ab. Nach dem Speichern laden Sie das Stammdatenblatt in die Dokumentenvorlage über „Start“ -> „Dokumentenvorlage“ hoch.

Hier fügen Sie das Dokument über „Neue Vorlage“ ein. Bei „Drucken ersetzen in“ wählen Sie „Klienten“.

Hinweis
„Drucken ersetzen in“ ist nur dann sichtbar, wenn MyTau-Office freigeschaltet ist. Wenden Sie sich hierfür an unser Hotline Team.

Hinweis
Je nach Fachbereich kann die Benennung der Klienten abweichen.

Nun können Sie beim Klienten mit einem Rechtsklick und „Drucken“ die Dokumentenvorlage (Stammdatenblatt) öffnen.

Das Stammdatenblatt mit den gefüllten Feldern aus Tau-Office öffnet sich:

Dieses Dokument können Sie ausdrucken oder per E-Mail an den Klienten schicken. Der Klient erhält eine Übersicht, über all seine gespeicherten Daten in Tau-Office.

2. Tätigkeitsnachweis

Im Register „Tätigkeitsnachweis“ können Klienten bezogene Dokumente hinterlegt werden. Um alle hinterlegten Dokumente des Klienten übersichtlich zusammenzufassen, empfehlen wir an dieser Stelle eine Listengenerator Abfrage.

2.1. Tätigkeitsnachweis auf einem Überblick

Den Listengenerator „Tätigkeitsnachweis“ öffnen Sie über das Register „Tätigkeitsnachweis“ des jeweiligen Klienten. Machen Sie dazu einen Rechtsklick und wählen Sie über das Kontextmenü „Listengenerator“ aus.

 

Hinweis
- Es werden nur die Tätigkeiten des Klienten angezeigt.
- Außerdem zeigt der Listengengenerator nur die Tätigkeiten an, die im Tätigkeitsnachweis in der Spalte „Tätigkeit“ eine Tätigkeit hinterlegt haben.

Im Listengenerator erstellen Sie nun folgende Abfrage:

• Datum: Erstellungsdatum des Vorgangs
• Bemerkung: Erfasste Bemerkung in dem Vorgang

 

Für diese Auswertung können Sie eine zusammengefasste Druckübersicht aller Tätigkeiten im Listengenerator erstellen. Gehen Sie hierfür auf den Button unten rechts „Drucken“.

Anschließend werden alle Tätigkeiten aus der Abfrage in eine PDF zusammengefasst. Diese können Sie nach Belieben abspeichern oder ausdrucken.

Das PDF können Sie dann über das Kontextmenü drucken oder per E-Mail an den Klienten schicken. Damit hat der Klient eine Übersicht erhalten, was alles in Tau-Office von ihm dokumentiert wurde.

2.2. Hinterlegte Dokumente auf einem Überblick

Den Listengenerator „Tätigkeitsnachweis“ öffnen Sie über das Register „Tätigkeitsnachweis“ des jeweiligen Klienten. Machen Sie dazu einen Rechtsklick und wählen Sie über das Kontextmenü „Listengenerator“ aus.

 

Es öffnet sich der Listengenerator „Tätigkeitsnachweis“.

Hinweis
- Es werden nur die Tätigkeiten des Klienten angezeigt.
- Außerdem zeigt der Listengengenerator nur die Tätigkeiten an, die im Tätigkeitsnachweis in der Spalte „Tätigkeit“ eine Tätigkeit hinterlegt haben.

Im Listengenerator erstellen Sie nun folgende Abfrage:

• Datum: Erstellungsdatum des Vorgangs
• Bemerkung: Erfasste Bemerkung in dem Vorgang

 

Für diese Auswertung können Sie eine zusammengefasste Druckübersicht der hinterlegten Dokumente erstellen. Über einem Rechtsklick im Listengenerator öffnet sich das Kontextmenü. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Eintrag „Funktionen“ à „Alle Dokumente drucken“ aus.

 

Es öffnet sich eine neue Maske. In dieser werden Sie gefragt, ob Sie die Dokumente zusammenfassen und drucken möchten.

Klicken Sie hier auf „Drucken“. Anschließend werden alle Dokumente, die in den Vorgängen hinterlegt waren, in ein PDF zusammengefasst. Das PDF können Sie dann über das Kontextmenü drucken oder per E-Mail an den Klienten schicken. Damit hat der Klient eine Übersicht erhalten, welche Dokumente von ihm in Tau-Office gespeichert sind.

GM - 08.09.2020