Wie erstelle ich einen Serienbrief an meine Klienten?

Über Tau-Office ist es möglich einen Serienbrief an Klienten zu erstellen.

Die Klienten, welche angeschrieben werden sollen, werden über eine Listengeneratorliste zusammengestellt und anschließend an ein Worddokument übergeben.

Bevor der erste fertige Serienbrief erstellt ist, braucht es jedoch ein paar Vorbereitungen:

1. Hinterlegen Sie Ihr Serienbriefdokument als Vorlage in Tau-Office.

• • Start -> Dokumentenvorlage
  • Button „Neue Vorlage“ einfügen
  • Haken setzen bei „Serienbrief“ und „Aktiv“
  • Maske mit „OK“ verlassen

2. Erstellen Sie über „Controlling“ -> „Listengenerator“ eine Liste mit den Klienten, die angeschrieben werden sollen.

Wenn Sie Ihre Liste zusammengestellt haben, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen „Vorgang einfügen“. Machen Sie die gewünschten Angaben zur Tätigkeit, in welcher der Serienbrief abgelegt werden soll und klicken auf „Serienbrief erstellen“.

Klicken Sie anschließend auf „Weiter“, wählen in der nächsten Maske eine Serienbriefvorlage aus und bestätigen mit „Weiter“.

Der Serienbrief wird erstellt. Bestätigen Sie die nächsten Erfolgsmeldungen.

Mit diesen Schritten haben Sie eine txt-Datei erstellt. In den nächsten Schritt versehen Sie das Serienbriefdokument mit Platzhaltern.

3. Das Serienbrief Dokument muss mit Platzhaltern gefüllt werden.

Öffnen Sie das Dokument über „Start“ -> „Dokumentenvorlage“ -> „Bearbeiten“.

Es öffnet sich das Dokument in Word. Gehen Sie auf „Sendungen“ -> „Empfänger auswählen“ -> „Vorhandene Liste verwenden“.

Suchen Sie die Datei Serienbrief.txt in Ihrem Userhomepfad oder Programmpfad (Installationsabhängig) im Ordner Export. Hierbei kann Ihnen Ihre EDV oder unsere Hotline behilflich sein. Markieren Sie die Datei, klicken auf öffnen und bestätigen die folgenden Meldungen mit „OK“.

Jetzt können Sie über „Sendungen“ -> „Seriendruckfelder einfügen“ das Dokument mit Serienbriefplatzhaltern bestücken. Speichern Sie anschließend das Dokument.

4. Wiederholen Sie Schritt 2. Diesmal erhalten Sie jedoch ein Dokument mit einem gefüllten Serienbrief.

FJ - 17.10.2019