Wie werden E-Mails von Klienten eingelesen?

Grundgedanke:

Ein Klient stellt per E-Mail eine Anfrage. Diese wird durch den Berater bequem per E-Mail beantwortet. Der Berater muss die Antwort an den Klienten nicht ein zweites Mal in Tau-Office dokumentieren, sondern hat die Möglichkeit, die Antwort an den Klienten und in CC an Tau-Office zu schicken. Die E-Mail wird eingelesen und anhand der Empfängeradresse automatisch dem Klienten zugewiesen. Damit ist der Vorgang dokumentiert und kann abgeschlossen werden.

Sofern in der Stammdatenmaske das Register „Ansprechpartner“ hinterlegt ist, wird geprüft, ob bei einem Klienten die E-Mail Adresse dort hinterlegt wurde.

Hinweis:
E-Mail Adressen, die an einer anderen Stelle in der Stammdatenmaske hinterlegt wurden, werden nicht berücksichtigt.

Tau-Office vergleicht beim Einlesen die in den Zeilen „An“ und „Cc“ hinterlegten E-Mail-Adressen. Wird die E-Mail an das Postfach weitergeleitet, vergleicht Tau-Office auch die E-Mail Adressen im E-Mail Text. Dabei werden die ersten fünf Zeilen berücksichtigt.

Sollte die E-Mail an mehrere Empfänger gehen, wird ausschließlich nach der E-Mail Adresse gesucht, die zuerst genannt wurde.

Beispiel:

Eine E-Mail geht an rocom@mustermail.de

Es wird nur auf die E-Mail rocom@mustermail.de geprüft. Alles andere wird vernachlässigt.

Die E-Mail wird dann automatisch dem entsprechenden Klienten zugewiesen. Sollte dies nicht möglich sein, wird sie als „Klientenunabhängig“ gespeichert und ist über die Startmaske und das Register „Wiedervorlage“ aufrufbar.

Unter dem Menü „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> Register „E-Mail“ kann ebenfalls eingestellt werden, ob der Vorgang mit der eingelesenen E-Mail sofort den Status „Abgeschlossen“ bekommen soll. Dazu einfach den Haken setzen.

Hinweis:
Es können nur Vorgänge abgeschlossen werden, die einem konkreten Klienten zugeordnet werden konnten. E Mails, die als „Allgemein“ oder „Klientenunabhängig“ eingelesen wurden, sind IMMER offen.